⇢ Ga naar Bedrijven - Bedrijven en klik op het groene plusje 
Identificatiegegevens
Btw-nummer: indien het bedrijf gevestigd is in een Europese lidstaat, kan je hier het btw-nummer toevoegen. Nadien kan je door op het wolkje te klikken Douano automatisch de juiste naam- en adresgegevens laten invullen. Voor landen buiten de EU geef je het ondernemingsnummer in gezien het btw-nummer een Europees gegeven is.
⚠️ Douano aanvaardt enkel btw-nummers van de Europese lidstaten voor het opmaken van bestellingen en facturen voor Intracommunautaire zendingen (IC). Indien Douano meldt dat het btw-nummer ongeldig, ongekend of onvolledig is, kan het zijn dat:
De klant wel over een btw-nummer beschikt, maar geen toestemming heeft voor grensoverschrijdende transacties.
👉 voor verdere informatie neem je best contact op met de betreffende leverancier.
Dat het btw-nummer nog niet gekend is in de officiële Europese database van btw-nummers. In dat geval kan je het btw-nummer nog steeds invullen en handmatig de adresgegevens aanvullen.
👉 Via deze link kan je nagaan of een BTW-nummer al dan niet gekend is.
Ondernemingsnummer (België): vul, indien gekend, het ondernemingsnummer van de klant in.
KvK-nummer (Nederland): vul, indien gekend, het KvK-nummer van de klant in. Door op het wolkje te klikken zal Douano automatisch de juiste naam- en adresgegevens invullen.
Maatschappelijke naam: de naam waaronder de klant wettelijk geregistreerd is. Deze naam komt op de factuur te staan.
Commerciële naam: de naam waaronder een klant beter gekend is.
Identificatienummer: of klantnummer. Dit veld kan zowel cijfers als letters bevatten. Als je dit veld niet invult, zal Douano automatisch een identificatienummer toekennen.
Algemene gegevens
Bedrijfsstatus: de huidige status van een bedrijf. Enkel bedrijven met een actieve status kunnen geselecteerd worden in bestellingen. Omgekeerd kan je een bedrijf een niet-actieve status geven zodat het ook niet meer kan geselecteerd worden bij het aanmaken van bestellingen en/of facturen. Meer info over bedrijfstatussen vind je in deze 👉 gids.
Bedrijfscategorieën: de categorieën waartoe een bedrijf behoort. Een bedrijf kan aan meer dan één categorie worden toegekend.
💡 Je kan de bedrijfscategorieën definiëren in de Instellingen. Volg daarvoor deze 👉 gids.
Klant: vink dit aan om van het bedrijf een nieuwe klant te maken. Klanten kan je vervolgens selecteren in verkoopbestellingen en -facturen. Door deze aan te vinken zullen er verder ook nog andere invoervelden verschijnen.
💡 Indien de klant ook leverancier is kan je opteren om leverancier ook aan te duiden of deze ook aan te maken bij bedrijven. Voor dit laatste, volg deze 👉 gids.
Facturatieadres
💡 Het facturatieadres is het adres van de maatschappelijke zetel van de klant. Indien je hierboven het btw-nummer en/of ondernemings-/KvK-nummer hebt ingegeven, werden de adresgegevens automatisch ingevuld.
Adreslijn 1: dit veld bevat typisch de straatnaam en het huisnummer. Aangezien dit een vrij veld is, kan je de vormgeving gebruiken die typisch is voor een bepaald land. In de Verenigde Staten wordt bijvoorbeeld eerst het huisnummer getoond, gevolgd door een komma en de straatnaam.
Adreslijn 2: dit veld kan je gebruiken om andere informatie in te geven dat in het adres moet getoond worden. Bijvoorbeeld een bepaalde verdieping in een kantoorgebouw.
Postcode: dit veld kan zowel cijfers als letters bevatten. Voor adressen in Nederland moet je hier ook de 2 letters aan toevoegen die typisch deel uitmaken van de postcode.
Stad: in dit veld vul je de stad of de plaatsnaam in.
Provincie/staat: dit veld is optioneel en wordt vooral gebruikt voor bedrijven in bijvoorbeeld de Verenigde Staten, waar de staat ook steeds onderdeel is van het adres.
⚠️ Provincies kunnen bij rapporteringen niet als filter gebruikt worden.
Indien je dit wenst te doen kan je een bedrijfscategorie aanmaken per provincie en bij elk bedrijf deze gaan toevoegen. Op basis van deze categorieën kan je vervolgens rapporten maken.
Land: selecteer het land. Douano houdt rekening met het land voor het ontvangen van goederen onder schorsing van accijnzen.
💡 Standaard zijn landen als België, Nederland, Frankrijk en Duitsland opgenomen in de keuzelijst. Om een nieuw land toe te voegen, kan je deze 👉 gids volgen.
T.a.v.: als de factuur steeds gericht moet zijn aan een bepaald persoon of een bepaalde afdeling, dan kan je dit hier invullen. De tekst "T.a.v." wordt in dat geval automatisch toegevoegd aan het factuuradres.
Commerciële gegevens
⚠️ Om alle onderstaande velden te zien, let er dan op dat 'klant' werd aangevinkt bij algemene gegevens.
Prijsklasse: selecteer de prijsklasse waartoe deze klant behoort.
💡 In Douano worden klanten ingedeeld in groepen op basis van de prijs die je voor dat type klant aanrekent. Deze groepen worden Prijsklassen genoemd.
Elke klant wordt aan één specifieke prijsklasse gekoppeld. Voorbeelden van prijsklassen zijn: Horeca, Groothandel, Export, Particulier, enzovoort.
Per prijsklasse bepaal je de betaaltermijn en het betaaltermijntype. Door de prijsklasse bij een klant te selecteren worden deze twee gegevens automatisch overgenomen. Dit kan je nog steeds per klant hier gaan overschrijven.
In de module Verkoop kan je voor elke prijsklasse een prijslijst aanmaken en de prijzen instellen per product.
Kredietlimiet: het bedrag dat je hier invult zal een waarschuwing genereren bij het aanmaken van een nieuwe bestelling indien de klant een openstaand bedrag aan facturen heeft dat gelijk is aan of hoger dan deze kredietlimiet. Je zal de bestelling wel alsnog kunnen bevestigen.
Betaaltermijn: het aantal dagen dat Douano zal gebruiken om de vervaldatum van een factuur te berekenen.
☝️ Indien je voor één bedrijf verschillende betalingstermijnen hebt (bv. een bedrijf dat zowel klant als leverancier is), is het aangeraden om dit bedrijf twee maal aan te maken in Douano, in dit geval één als klant en één als leverancier.
⚠️ Bij deze werkwijze geeft Douano een waarschuwing dat het BTW-nummer al bestaat maar je kan hier verder gaan indien gewenst.
Betaaltermijntype: de basis die Douano zal gebruiken om de vervaldatum van een factuur te berekenen. Normaliter is dit op basis van de factuurdatum, maar in sommige gevallen kan er afgesproken zijn om dit te doen op basis van de laatste dag van de maand waarin de factuurdatum valt.
Betaalprovider: dit veld is optioneel en hoeft alleen ingevuld te worden als je gebruik maakt van de Mollie-integratie. Wanneer je deze leeg laat of 'geen' invult wordt er gewoon standaard facturen verstuurd.
👉 Meer informatie over Mollie vind je terug in deze 👉 gids of contacteer onze support om deze plug-in toe te voegen in Douano.
Commerciële korting: de korting die je standaard wil toepassen op de volledige maatstaf van heffing van een factuur. Deze korting kan je per bestelling of factuur nog aanpassen. Deze korting blijft steeds geldig, ook al wordt de factuur te laat betaald.
Financiële korting: de korting die je standaard wil toepassen op de volledige maatstaf van heffing van een factuur. Deze korting kan je per bestelling of factuur nog aanpassen. Deze korting is enkel geldig gedurende het aantal dagen dat werd ingesteld in het veld Termijn financiële korting.
Termijn financiële korting: het aantal dagen waarin een gegeven financiële korting geldig is. Dit wordt ook duidelijk op de factuur vermeld.
Communicatiegegevens
Verzendwijze documenten: je kan kiezen om documenten per e-mail te verzenden vanuit Douano ofwel via de post. In dit laatste geval vink je 'Geen' aan en kan je telkens aanduiden dat een document via de post werd verzonden.
👉 Het aanduiden dat een factuur per post werd verzonden vind je bij Facturatie > Verkoopfacturen. Dit door de oranje pijl 
op het einde van van de lijn. Door hierop te klikken duid je deze aan als verzonden.
💡 Kies je voor de optie 'E-mail' dan is het veld 'Algemeen e-mailadres' een verplicht in te vullen veld.
Algemene e-mailadressen: in dit veld kan je het algemeen e-mailadres invullen van dit bedrijf. Je kan ook meerdere adressen toevoegen door deze met een komma van elkaar te scheiden.
Algemeen telefoonnummer: in dit veld kan je het algemeen telefoonnummer van dit bedrijf invullen.
Taal: alle PDF-documenten die Douano genereert voor een bedrijf, worden opgesteld in de hier geselecteerde taal. Ook de standaard e-mailberichten worden in de gekozen taal getoond.
Standaard e-mailadressen
💡 E-mailinstellingen per documenttype
In Douano kunt u per type document bepalen naar welk e-mailadres dit verzonden moet worden. Hiervoor hanteert het systeem een specifieke prioriteitsvolgorde.
Hoe werkt de selectie van het e-mailadres?
Het systeem controleert de adressen in deze volgorde:
Standaard e-mailadres per documenttype: Douano kijkt eerst of er voor het specifieke document (bijv. een factuur of zendnota) een bepaald e-mailadres is ingegeven.
Algemeen e-mailadres: Is er geen specifiek adres ingesteld voor het betreffende documenttype? Dan valt het systeem automatisch terug op de Algemene e-mailadressen.
Documenttype: hier kies je voor welk type document je een ander e-mailadres wil gebruiken, zoals bijvoorbeeld bestelling.
E-mailadressen: in dit veld vul je één of meerdere e-mailadressen in waar de documenten van het gekozen type naartoe verzonden moeten worden. Je kan meerdere adressen toevoegen door deze met een komma van elkaar te scheiden.
☝️ Het is niet mogelijk om bij standaard e-mailadressen op bedrijfsniveau een e-mailadres in CC of BCC toe te voegen.
Logistieke gegevens (optioneel)
Transportmethode: met dit veld kan je de algemene standaard transportmethode per klant instellen. In een verkoopbestelling zal deze transportmethode automatisch geselecteerd worden, maar je kan ze nog steeds overschrijven. Is de transportmethode nog niet aangemaakt? Volg dan deze 👉 gids.
Transportdrager: met dit veld kan je de algemene standaard transportdrager per klant instellen. Is de transportdrager nog niet aangemaakt? Volg dan deze 👉 gids.
Uit dezelfde batch reserveren: je kan per bedrijf instellen dat het automatisch picking voorstel van Douano zoveel mogelijk van eenzelfde lot-/batchnummer moet komen. Op die manier is het makkelijker om (grotere) bestellingen voor deze klanten steeds vanuit één lot-/batchnummer te leveren.
Accijnsgegevens
Accijnsnummer: indien het bedrijf over een accijnsnummer beschikt, kan je dit hier invullen. Dit accijnsnummer is een noodzakelijk veld indien je in Douano werkt met de EMCS-plugin.
⚠️ Hou er rekening mee dat aan een accijnsnummer maar één bedrijf kan gekoppeld zijn. Er kunnen situaties opduiken waarbij een klant gebruik maakt van het entrepot/AGP van een derde, dus ook van diens accijnsnummer. Best maak je deze derde dan ook als een bedrijf aan in Douano met vermelding van het accijnsnummer.
Standaard opmerkingen op documenten
Documenttype: hier kies je voor welk type document je een standaard opmerking wil gebruiken, zoals bijvoorbeeld bestelling.
Opmerking: de opmerkingen die je hier toevoegt voor een bedrijf worden standaard toegevoegd aan het gekozen documenttype. Deze zijn dus extern zichtbaar. Deze standaard opmerkingen kan je nog overrulen bij het opmaken van een verkoopbestelling.
Interne herinneringen en waarschuwingen
💡 Op bedrijfsniveau kan je waarschuwingen en herinneringen instellen. Deze worden gedurende een aantal seconden automatisch getoond in de gekozen schermen. Je kan de waarschuwing/herinnering ook steeds opnieuw opvragen door op het blauwe driehoekje te klikken naast het bedrijf.
Scherm: selecteer het scherm waarin je de waarschuwing/herinnering voor dit bedrijf wil zien.
Opmerking: geef de opmerking in die moet getoond worden.
Begindatum: geef een begindatum in indien de waarschuwing/herinnering pas vanaf een specifieke dag moet getoond worden.
Einddatum: geef een einddatum in indien de waarschuwing/herinnering tot en met een specifieke dag moet getoond worden.
Bankrekeningen
Naam: de naam van de bank van deze bankrekening.
IBAN: het IBAN nummer van deze bankrekening. Douano zal valideren of dit een correcte bankrekening is.
💡 Selectiemogelijkheden van bedrijven
De cijfers hieronder verwijzen naar het overeenkomend cijfer op de schermafbeelding onderaan.
1. Meerdere opeenvolgende bedrijven selecteren
Wil je een opeenvolgende lijst bedrijven selecteren? Klik op het eerste bedrijf, houd de Shift-toets ingedrukt en klik op het laatste bedrijf in de reeks (bijvoorbeeld het 5e bedrijf). Alle tussenliggende bedrijven worden nu geselecteerd.
2. Alle bedrijven op de pagina selecteren
Vink het selectievakje linksboven aan (naast de kolom 'Nummer').
Belangrijk: Deze selectie blijft behouden als u naar de volgende pagina navigeert om daar nog extra bedrijven aan te vinken.
In de afbeelding staat dit vakje al ingevuld gezien er al een kleinere selectie werd aangeduid in de vorige stap.
3. De bulkactieknop
Na een gemaakte selectie kan je deze in bulk aanpassen via de bulkactieknop 
of downloaden via de downloadknop 
. De bulkactieknop komt enkel zichtbaar na het maken van een selectie.
4. Alle bedrijven exporteren naar Excel
Hiervoor dien je geen selectie te maken maar mag je meteen op de downloadknop klikken.
Op het einde van de lijn van een bedrijf onder de sectie 'bedrijven' vind je het dashboard-icoon 
terug. Deze geeft een beknopt overzicht van het bedrijf zoals de bestellingen, verkoopfacturen, bestelde producten,... zonder dat je door de verschillende modules moet navigeren.