Wanneer je accijnsgoederen verkoopt of verplaatst onder schorsing van accijnzen, ben je wettelijk verplicht om een eAD (Elektronisch Administratief Document) op te stellen via het Europese EMCS-systeem.
✅ Vanuit Douano kan je via de EMCS-integratie op een heel eenvoudige manier eAD-documenten opstellen, zonder dat je nog moet inloggen in het EMCS-platform. Wil je hier meer informatie over? Neem dan contact met ons op via [email protected].
In Douano gebeurt dit gestroomlijnd via een vaste procesflow:
Aanmaken: Zodra je een verkoopbestelling of verplaatsing onder schorsing bevestigt, zet Douano automatisch een concept-eAD klaar.
LRN-toekenning: Douano kent automatisch een uniek LRN (Local Reference Number) toe. Dit is jouw lokale referentienummer voor de douane.
Aangifte (2 opties):
Handmatig: Je neemt de gegevens uit Douano over in het overheidsportaal van EMCS.
Automatisch (EMCS-integratie): Douano verstuurt de aangifte met één klik rechtstreeks naar EMCS vanuit de software zelf.
Bevestiging (ARC-nummer): Na goedkeuring door de douane ontvang je een ARC-nummer (Administrative Reference Code). Indien je de aangifte handmatig hebt uitgevoerd dien je dit nummer nog in Douano in te geven om je eAD-verzending te bevestigen en de accijnsadministratie te actualiseren.
Een eAD-verzending opmaken en bevestigen
⇢ Ga naar Douane > eAD-verzendingen en klik op de groene pijl 
om deze te bevestigen. Door op een lijn van een eAD te klikken kan je ook de reeds ingegeven informatie terugvinden.
Wanneer je een verzending bevestigt met goederen onder schorsing zal er automatisch een eAD klaargezet worden. Wanneer je deze bevestigt dien je nog de volgende schermen in te vullen:
Datum en tijdstip van vertrek: Het moment dat de goederen worden verzonden of opgehaald. Deze kan niet in het verleden liggen.
Gewaarborgd door: wie staat er borg voor de zending? Omdat de goederen onder schorsing worden vervoerd, is de accijns nog niet betaald. De staat wil de zekerheid dat ze de accijnzen zal krijgen, zelfs als er onderweg iets misgaat. Hier wordt meestal de afzender gekozen.
Bedrijf: De klant voor wie je deze verzending opmaakt.
Geadresseerde: Degene die de goederen ontvangt, dit kan dus ook een derde partij zijn indien de klant gebruik maakt van een gemeenschappelijk entrepot/AGP die door een derde partij wordt uitgebaat. Zij zullen ook over de nodige vergunningen hiervoor dienen te beschikken.
💡 In het geval van een derde partij dien je deze nog aan te maken in Douano. Via deze link lees je hoe je dit scenario correct ingeeft.
Type bestemming: Deze wordt automatisch ingevuld door Douano en hangt vast aan het accijnvergunningsnummer. De meestvoorkomende opties hierbij zijn:
Accijnsgoederenplaats: Een fysieke locatie (loods) met een eigen vergunning waar goederen onder schorsing geproduceerd of opgeslagen mogen worden. Er hoeft bij aankomst geen accijns betaald te worden; de schorsing loopt gewoon door.
Geregistreerde geadresseerde: Een partij die wel accijnsgoederen onder schorsing mag ontvangen, maar deze niet onder schorsing mag opslaan of doorsturen. Zodra de ontvanger het e-AD afmeldt, worden de accijnzen direct opeisbaar. De ontvanger moet deze meteen aangeven en betalen aan de staat.
Tijdelijk geregistreerd geadresseerde: Hetzelfde als de reguliere geregistreerd geadresseerde, maar dan voor een éénmalige zending of een beperkte periode.
Export (Buiten de EU): Goederen die de Europese Unie verlaten (bv. USA, Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk)
💡 Twijfel je over een type bestemming?
Via deze link kan je het accijnsvergunningnummer ingeven in de Europese databank. Dit systeem zoekt of dit nummer bestaat en welk type bestemming hieraan gekoppeld is. Identificatiegegevens van de vergunninghouder worden hier niet weergegeven.
De logistieke gegevens van het transport dienen in de overige velden ingevuld te worden samen met de identificatie van het transport, bij vervoer over de openbare weg geef je hier de kentekenplaat van het transportmiddel in.
☝️ Gebruik van een entrepot/AGP via een derde partij
Soms maakt een klant gebruik van een extern entrepot of een AGP dat door een derde partij wordt beheerd voor meerdere bedrijven.
Hoe los je dit op in Douano?
Maak de derde partij aan: Maak de eigenaar van het entrepot aan als een apart bedrijf in Douano en koppel daar het accijnsnummer en de loodscode aan.
Controleer de klant: Is dit nummer momenteel al ingevuld bij de gegevens van je eigenlijke klant? Verwijder het daar eerst, anders ontstaat er een conflict (dubbel gebruik). Je kan dit op bedrijfsniveau nakijken of via de instellingen van de accijnsvergunningen.
Maak de verkoopbestelling op: hier duid je de daadwerkelijke klant aan. Het is pas in de volgende stap dat je de derde partij als geadresseerde aanduidt.
eAD aanmaken: Bij het opstellen van het eAD duid je de derde partij aan als geadresseerde. Op deze manier voldoet de zending aan de vergunningsplicht van het fysieke afleveradres.
Hoe wijzig je een foutieve eAD?
Werkwijze wanneer de eAD nog niet werd bevestigd
Stap 1: De bestelling loskoppelen van de factuur
Om de e-AD opnieuw aan te maken (en eventueel de verzending te kunnen wijzigen), moet de bestelling eerst uit de bestaande factuur worden gehaald:
Ga naar Facturatie > Verkoopfacturen en open de betreffende factuur.
Klik rechtsboven op het menu-icoon
en kies Gefactureerde verkoopbestellingen verwijderen uit deze factuur.Ga naar Facturatie > Factureerbare verkoopbestellingen en zet de bestelling via het "maak ongedaan icoon"
terug tot op het niveau van de verzending. Maak ook daarna de bevestiging van de verzending ongedaan.
💡 Tip: Noteer het factuurnummer; deze factuur is na stap 2 leeg en wordt later opnieuw gebruikt.
Waarom? Dit is noodzakelijk om de verzending straks opnieuw te kunnen bevestigen, wat een nieuwe eAD-aanvraag triggert. De lotnummers blijven behouden zolang je niet nogmaals ongedaan maakt om de volledige zending ongedaan te maken (hier komt ook nog eerst een pop-up die je dan moet bevestigen).
Stap 2: De bestelling opnieuw doorzetten
Bevestig de verzending opnieuw. Op dit moment wordt er op de achtergrond een nieuwe eAD-aanvraag klaargezet.
Zet de bestelling weer door tot deze de status Te factureren (Factureerbare verkoopbestelling) heeft.
⚠️ Klik niet op de knop factureren. Als je een nieuwe factuur aanmaakt, blijft de oorspronkelijke factuur van stap 1 leeg staan.
Stap 3: De bestelling koppelen aan de bestaande factuur
Zoek het factuurnummer op dat je in stap 1 hebt genoteerd en zoek deze via Facturatie > Verkoopfacturen.
Open de factuur, klik op het menu-icoon
en kies nu voor Gefactureerde verkoopbestellingen toevoegen aan deze factuur.Selecteer het juiste order in de pop-up.
Stap 4: Controleer het nieuwe eAD
De bestelling is nu weer gekoppeld aan het oorspronkelijke factuurnummer en er staat een nieuwe eAD-aanvraag klaar voor verzending naar de douane.
Werkwijze wanneer de eAD werd bevestigd maar de ontvangst door de andere partij nog niet
Stap 1: Kies op de lijn van de eAD-verzending voor Veranderen van bestemming via het menu icoon 
. Hier kan je de goederen terug naar jezelf versturen. Hierdoor wordt de initiële eAD "teruggestuurd" of omgeleid, en ontstaat er een noodzaak om de goederen administratief opnieuw te verwerken, lees een nieuwe eAD op te maken. Met deze stap heb je de goederen volgens EMCS naar jezelf geretourneerd en dus een nuloperatie uitgevoerd, waarna je een nieuwe eAD kan opmaken.
👉 Hiermee heb je de goederen naar jezelf geretourneerd volgens EMCS maar deze ga je ook nog moeten terugnemen in Douano zelf om de goederenstroom te laten aansluiten met de eAD. Dit komt aan bod in de volgende stap.
Stap 2 Maak een nieuwe bestelling aan waarin je de goederen dubbel opneemt (verstuurde en teruggestuurde goederen) om de administratieve beweging te spiegelen:
Inkomend: Voeg de goederen toe als "teruggestuurde goederen".
Uitgaand: Voeg dezelfde goederen toe als "bestelde goederen" voor de nieuwe bestemming.
Je kan dit ook in twee afzonderlijke bestellingen doen indien je dat verkiest.
Via deze stap neem je de goederen terug zoals de eAD aangeeft en verzend je onmiddellijk deze producten opnieuw. Op die manier wordt er een nieuwe eAD aangemaakt voor de verzending en de factuur zal gecrediteerd worden met de teruggestuurde goederen. Dit is noodzakelijk om de voorraadwaarde en accijnsregistratie sluitend te houden zonder de omzet dubbel te tellen.
Stap 3. Hier ga je de ontvangst en de verzending koppelen.
Ontvangst: Ontvang de "teruggestuurde" goederen in je voorraad met de initiële ARC-code die oorspronkelijk was uitgegaan. Hiermee sluit je de eerste cirkel in de accijnsadministratie.
Verzending: Verwerk de uitgaande lijn van de bestelling. Hierdoor wordt er een nieuw eAD gegenereerd met een nieuwe ARC-code voor de uiteindelijke verzending.
Een eAD-aangifte bevestigen
Via de EMCS-koppeling in Douano
Zodra je de verzending hebt bevestigd zal de eAD onder Douane > eAD-verzendingen klaarstaan om de laatste gegevens aan te vullen. Op het einde van de betreffende lijn klik je op het groene pijltje 
om deze in te geven.
Hierna zal, wanneer alles in orde is, de goedkeuring automatisch plaatsvinden met vermelding van het ARC-nummer.
Via het EMCS-portaal van de douane zelf
Zodra de ingave in het EMCS-portaal van de douane goedgekeurd is, ontvang je een ARC-nummer. Dit nummer heb je nodig om het eAD in Douano te bevestigen (na bevestiging van de verzending). klik in Douane > eAD-verzendingen op het groene pijltje van de betreffende lijn om het nummer in te geven en deze finaal te bevestigen.
💡 Door het ARC-nummer in te geven in Douano behoud je een overzichtelijk spoor bij een eventuele controle van de douane.
Export buiten de Europese Unie
Wanneer je goederen onder schorsing van accijnzen verstuurt naar een bestemming buiten de Europese Unie, verandert de wijze waarop de douane de zending opvolgt. Het eAD dient in dat geval niet alleen voor de accijnscontrole, maar moet ook gekoppeld worden aan de officiële uitvoeraangifte bij de douane.
Om dit correct te verwerken, geef je bij het opstellen of bevestigen van het eAD aan dat het om een Export gaat en koppel je het specifieke douanekantoor van uitvoer dat bevoegd is voor jouw regio.
Type bestemming aanpassen:
Selecteer bij het bevestigen van de eAD in het veld 'Type bestemming' de optie Export.
Nummer van het douanekantoor invullen:
Zodra je 'Export' kiest, verschijnt er automatisch een nieuw verplicht veld: 'Nummer van het Douanekantoor', hier vul je de code van het douanekantoor dat bevoegd is voor de locatie waar export precies plaatsvindt.
Niet elk douanekantoor heeft exportbevoegdheid
Krijg je bij het bevestigen van de eAD-verzending de volgende foutmelding?
Delivery place customs office does not exist in COL concerning export
Dan heb je een douanekantoor gekozen dat niet bestaat in de officiële Europese COL-database (Customs Office List), óf het ingevulde kantoor beschikt niet over de specifieke douanefunctie 'EXP - Office of Export'. Niet elk lokaal douanekantoor is namelijk bevoegd om als formeel uitvoerkantoor op te treden.
Volg dan onderstaande stappen om het juiste kantoor op te zoeken via de officiële Europese COL-database (Customs Office List):
Klik op deze link.
Zoek het douanekantoor op via de zoekfunctie op Land (Country), Regio/Stad (Region/City) en Status.
Duid jouw land en transporttype aan en vink onder 'roles' enkel nog de optie EXP - Office of Export aan.
De zoekresultaten tonen nu alleen de douanekantoren in de buurt van waar de export plaatsvindt en die bevoegd zijn voor uitvoer. Neem de code (het nummer) van het betreffende kantoor over in Douano.
Bij twijfel kan je uiteraard steeds contact opnemen met de douane zelf hiervoor.