Om eAD-verzendingen en ontvangsten via het Europese EMCS-systeem vlot te laten verlopen, is een correcte administratie essentieel. Europa hanteert immers automatische controles op de unieke identificatie van accijnsvergunningen.
In deze gids leggen we uit hoe je jouw Douano-portaal correct instelt om foutmeldingen te voorkomen.
Accijnsvergunning
Voor elke zending onder schorsing van accijnzen is een geldige vergunning vereist. Dit geldt voor alle betrokken partijen: jezelf, je leverancier en je klant.
💡 Belangrijke aspect:
Een bedrijf kan meerdere accijnsvergunningen hebben.
Een specifieke accijnsvergunning daarentegen kan slechts aan één bedrijf worden gekoppeld.
Douano controleert daarom proactief op dubbel gebruik van nummers om foutmeldingen vanuit EMCS te voorkomen.
Hoe voeg je een accijnsvergunning en loodscode toe?
Je kunt een accijnsvergunning op twee manieren registreren in het systeem:
Methode A: op bedrijfsniveau
Deze methode is het handigst wanneer je direct de gegevens van een specifieke klant of leverancier bewerkt.
Navigeer naar het betreffende bedrijf via Bedrijven > Bedrijven.
Ga naar het onderdeel 'Accijnsgegevens'.
Vul het accijnsnummer in bij het veld 'Accijnsvergunning' door op de plus te klikken.
De bijbehorende authorizatiefunctie wordt door Douano automatisch ingevuld.
De Loodscode voeg je toe op het adresniveau via Bedrijven > Adressen in het veld 'Accijnsnummer van het entrepot of de accijnsinrichting' onder de rubriek accijnsgegevens. Hierbij vink je het selectievakje onder schorsing van accijnzen aan.
Methode B: via de accijnsvergunning zelf
Gebruik deze methode voor een centraal overzicht van alle vergunningen in je portaal.
Ga naar Douane > Accijnsvergunningen.
Hier zie je een lijst van alle actieve vergunningen. Klik op de groene plus om een nieuwe toe te voegen.
Vul het accijnsnummer in en koppel het aan het juiste bedrijf.
Optioneel: Geef de vergunning een herkenbare naam in het veld Alias.
De authorizatiefunctie wordt hier automatisch gegenereerd.
Bij cccijnsnummer van het entrepot of de accijnsinrichting kan je de loodscode ingeven, deze moet je wel nog eens op adresniveau toevoegen. Dit doe je via Bedrijven > Adressen in het veld 'Accijnsnummer van het entrepot of de accijnsinrichting' of 'Accijnsnummer van de AGP of IVV' onder de rubriek 'accijnsgegevens'.
⚠️ Foutmelding "Accijnsnummer bestaat reeds": Krijg je deze melding? Dan is het nummer al aan een ander bedrijf in je portaal gekoppeld. Omdat de nummers van accijnsvergunningen uniek moeten zijn, staat het systeem een tweede koppeling niet toe.
Via Douane > Accijnsvergunningen kan je het nummer van de accijnsvergunning bovenaan in de zoekbalk ingeven waarbij je alle resultaten te zien krijgt waar dit nummer werd in opgenomen. Hierin verwijder je deze die niet klopt. Hiervoor dien je dan in de vergunning zelf te gaan en vervolgens op verwijderen te klikken via het menu icoon 
.
☝️ Gebruik van een entrepot/AGP via een derde partij
Soms maakt een klant gebruik van een extern entrepot of een AGP dat door een derde partij wordt beheerd voor meerdere bedrijven.
Hoe los je dit op in Douano?
Maak de derde partij aan: Maak de eigenaar van het entrepot aan als een apart bedrijf in Douano en koppel daar het accijnsnummer en de loodscode aan.
Controleer de klant: Is dit nummer momenteel al ingevuld bij de gegevens van je eigenlijke klant? Verwijder het daar eerst, anders ontstaat er een conflict (dubbel gebruik). Je kan dit op bedrijfsniveau nakijken of via de instellingen van de accijnsvergunningen.
Maak de verkoopbestelling op: hier duid je de daadwerkelijke klant aan. Het is pas in de volgende stap dat je de derde partij als geadresseerde aanduidt.
eAD aanmaken: Bij het opstellen van het eAD duid je de derde partij aan als geadresseerde. Op deze manier voldoet de zending aan de vergunningsplicht van het fysieke afleveradres.