💡 Dans Douano, il existe trois manières d’envoyer des rappels ou dernier rappels pour des factures échues et impayées.
💡 Vous ne pouvez envoyer un rappel que si la facture de vente a été envoyée par e-mail au client.
Entièrement automatique: si vous optez pour cette option, Douano vérifie chaque jour les factures ouvertes. Un rappel ou un dernier rappel sera automatiquement envoyé aux clients ayant une facture échue.
⚠️ Si vous choisissez cette option, il est essentiel de pointer vos paiements quotidiennement. Sinon, certains clients risquent de recevoir un rappel par erreur.
Semi-automatique: après avoir pointé toutes les factures, vous pouvez envoyer en un clic des rappels/mises en demeure en masse à tous les clients avec des factures échues.
💡 Si vous ne pouvez pas pointer vos factures chaque jour, cette méthode est la plus sûre et la plus rapide.
Manuel: vous pouvez également envoyer un rappel manuellement pour chaque client individuellement.
Paramètres pour les rappels et dernier rappels
☝️ Avant de pouvoir envoyer des rappels et mises en demeure, vérifiez si vous avez bien configuré les paramètres nécessaires.
⇢ Vérifiez ou définissez d’abord les paramètres via Paramètres – Facturation – Rappels de paiement. Vous pouvez consulter ce 👉 guide à cet effet.
⇢ Ensuite, vérifiez ou définissez les modèles d’e-mail pour les rappels et mises en demeure via Paramètres – Communication – Modèles d’e-mail. Suivez ce 👉 guide.
Rappels et dernier rappels – Automatique
💡 Si vous avez choisi l’option Automatique, vous n’avez plus aucune action à effectuer dans Douano pour l’envoi des rappels ou dernier rappels.
Douano vérifiera quotidiennement les factures ouvertes. Pour les factures échues, un rappel ou une mise en demeure sera automatiquement envoyé au client.
Rappels et mises en demeure – Semi-automatique
💡 L’envoi semi-automatique de rappels et mises en demeure se fait via l’historique des factures. Dans ce module, vous avez un aperçu complet de l’historique de facturation par client :
Quelles factures ont déjà été envoyées à un client/fournisseur et quand.
Quels clients ont encore des factures ouvertes.
À quels clients des rappels ou mises en demeure ont déjà été envoyés et à quelles dates... ?
⇢ Allez dans Facturation – Historique des factures.
💡 En cliquant sur l’icône verte en haut à droite, vous pouvez envoyer en une fois des rappels/mises en demeure à tous les clients ayant une ou plusieurs factures dont la date d’échéance est dépassée.
⚠️ Assurez-vous que toutes vos factures sont bien rapprochées dans Facturation – Factures de vente avant d’utiliser cette fonction. Sinon, certains clients pourraient recevoir un rappel ou une mise en demeure à tort.
Rappels et mises en demeure – Manuel
⇢ Allez dans Facturation – Factures de vente. Sous l'onglet 'Expiré', vous trouverez toutes les factures qui ont encore un solde impayé et dont la date d'échéance est dépassée.
Sélectionnez les factures pour lesquelles vous souhaitez envoyer un rappel et cliquez sur l'icône du menu en haut à droite, puis sur 'Envoyer les factures sélectionnées par e-mail'.
Adaptez le type de message en Rappel ou Dernier rappel et cliquez sur envoyer.