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Données d'identification
Numéro de TVA: si l'entreprise est établie dans un État membre de l'Union européenne, vous pouvez ajouter son numéro de TVA ici. En cliquant sur le nuage, Douano remplira automatiquement les informations correctes concernant le nom et l'adresse. Pour les pays hors UE, saisissez le numéro de TVA dans le champ Numéro d'entreprise.
⚠️ Douano n'accepte que les numéros de TVA des États membres de l'Union européenne pour la création de commandes et de factures pour les expéditions intracommunautaires (IC).
Si Douano indique que le numéro de TVA est invalide, inconnu ou incomplet, cela peut être dû aux raisons suivantes :
Le client possède un numéro de TVA, mais n'a pas l'autorisation pour les transactions transfrontalières.
Le numéro de TVA n'est pas encore enregistré dans la base de données officielle européenne des numéros de TVA. Dans ce cas, vous pouvez toujours saisir le numéro de TVA et compléter manuellement les informations d'adresse.
Numéro d'entreprise: saisissez le numéro d'entreprise du client, si connu.
Nom de l'entreprise: le nom sous lequel le client est légalement enregistré. Ce nom apparaîtra sur la facture.
Nom commercial: le nom sous lequel un client est plus couramment connu.
Numéro d’identification: ou numéro de client. Ce champ peut contenir aussi bien des chiffres que des lettres. Si vous ne le renseignez pas, Douano attribuera automatiquement un numéro d’identification.
Informations générales
Statut: le statut actuel d'une entreprise. Seules les entreprises ayant un statut actif peuvent être sélectionnées dans les commandes. Inversement, vous pouvez attribuer un statut inactif à une entreprise pour qu'elle ne puisse plus être sélectionnée lors de la création de commandes et/ou de factures.
💡 Plus d'informations sur les statuts d'entreprise sont disponibles dans ce 👉 guide.
Catégories d'entreprise: les catégories auxquelles une entreprise appartient. Une entreprise peut être attribuée à plusieurs catégories.
💡 Vous pouvez créer une nouvelle catégorie d'entreprise en tapant son nom dans le champ, puis en cliquant sur "Créer comme nouvelle option".
💡 Vous pouvez également définir les catégories d'entreprise à l'avance dans les paramètres. Suivez ce 👉 guide pour plus d'informations.
Client: cochez cette case pour enregistrer cette entreprise en tant que nouveau client. Les clients peuvent être sélectionnés dans les commandes et factures de vente.
💡 Cochez également la case Fournisseur si l'entreprise est à la fois client et fournisseur.
Adresse de facturation
💡 L'adresse de facturation est l'adresse du siège social du client. Si vous avez renseigné le numéro de TVA et/ou le numéro d'entreprise/KvK ci-dessus, les informations d'adresse ont été automatiquement complétées.
Ligne d'adresse 1: ce champ contient généralement le nom de la rue et le numéro de bâtiment. Comme il s'agit d'un champ libre, vous pouvez adapter la mise en forme selon les usages propres à chaque pays. Aux États-Unis, par exemple, le numéro est indiqué en premier, suivi d'une virgule et du nom de la rue.
Ligne d'adresse 2: ce champ peut être utilisé pour ajouter d'autres informations devant figurer dans l'adresse.
Code postal: ce champ peut contenir des chiffres et des lettres. Pour les adresses aux Pays-Bas, vous devez également inclure les deux lettres qui font partie du code postal.
Ville: renseignez ici la ville ou le nom de la localité.
Province/État: ce champ est optionnel et est principalement utilisé pour des entreprises situées dans des pays comme les États-Unis, où l'État fait partie intégrante de l'adresse.
Pays: sélectionnez le pays. Douano prend en compte ce paramètre pour la réception de marchandises sous suspension d’accises.
💡 Par défaut, les pays Belgique, Pays-Bas, France et Allemagne sont intégrés dans Douano. Pour ajouter un nouveau pays, suivez ce 👉 guide.
À l'attention de (T.a.v.): si la facture doit toujours être adressée à une personne ou un service spécifique, vous pouvez le renseigner ici. Le texte "À l'attention de" sera automatiquement ajouté à l'adresse de facturation.
Données commerciales
Catégorie de prix: sélectionnez la catégorie de prix à laquelle appartient ce client.
💡 Dans Douano, les clients sont regroupés en fonction du tarif appliqué à leur catégorie. Ces groupes sont appelés gammes de prix.
Chaque client est rattaché à une seule gamme de prix spécifique. Exemples : Horeca, Grossiste, Export, Particulier, etc.
Pour chaque gamme de prix, vous définissez le délai de paiement et le type de délai de paiement. Lorsqu'une catégorie est sélectionnée pour un client, ces paramètres sont automatiquement appliqués, mais peuvent être modifiés individuellement.
Dans le module Ventes, vous pouvez créer une liste de prix pour chaque gamme et définir les prix par produit.
Délai de paiement: nombre de jours pris en compte par Douano pour calculer la date d’échéance d’une facture.
Type de délai de paiement: base utilisée pour calculer la date d’échéance. Par défaut, il s'agit de la date de facturation, mais il peut être convenu d'utiliser le dernier jour du mois de facturation.
Escomte commercial par défaut standard: remise appliquée automatiquement sur le montant total de la facture. Cette remise peut être ajustée par commande ou facture et reste valable même en cas de retard de paiement.
Escompte financier par défaut: remise appliquée automatiquement sur le montant total de la facture, valable uniquement pendant le nombre de jours défini dans le champ Délai de remise financière.
Terme d'escompte financier: nombre de jours pendant lesquels une remise financière est applicable. Ce délai est clairement mentionné sur la facture.
Limite de crédit: montant au-delà duquel un avertissement est généré lors de la création d’une nouvelle commande si le client a un solde impayé égal ou supérieur à cette limite. Il est néanmoins possible de confirmer la commande.
Données de communication
Langue: tous les documents PDF générés par Douano pour une entreprise seront rédigés dans la langue sélectionnée ici. Les e-mails standard seront également affichés dans la langue choisie.
Adresses e-mail générales: vous pouvez saisir ici l'adresse e-mail générale de l'entreprise. Il est possible d’ajouter plusieurs adresses en les séparant par une virgule.
Numéro de téléphone général: renseignez ici le numéro de téléphone général de l’entreprise.
Méthode d'expédition des documents: vous pouvez choisir d’envoyer les documents par e-mail depuis Douano ou par courrier postal. Dans ce dernier cas, cochez « Aucun » et vous pourrez alors indiquer à chaque fois qu’un document a été envoyé par la poste.
💡 Si vous choisissez l’option « E-mail », le champ « Adresse e-mail générale » devient obligatoire.
Adresses e-mail par défaut
💡 Les Adresses e-mail standard peuvent être utilisées pour définir une adresse e-mail spécifique par type de document. Si aucune adresse e-mail standard n’est définie pour un certain type de document, les adresses e-mail générales seront utilisées.
Type de document: sélectionnez ici le type de document pour lequel vous souhaitez utiliser une adresse e-mail différente (par exemple, une commande).
Adresses e-mail: saisissez une ou plusieurs adresses e-mail auxquelles les documents du type sélectionné doivent être envoyés. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses en les séparant par une virgule (,).
Données Logistique
Méthode de transport standard: ce champ vous permet de définir la méthode de transport standard pour chaque client. Lors de la création d'une commande de vente, cette méthode sera automatiquement sélectionnée, mais vous pourrez toujours la modifier. La méthode de transport n'est pas encore créée ? Suivez alors ce 👉 guide.
Transporteur standard: ce champ vous permet de définir le transporteur standard pour chaque client. Le transporteur n'est pas encore créé ? Suivez alors ce 👉 guide.
Réserver à partir du même lot: vous pouvez configurer chaque entreprise pour que la proposition de préparation automatique de Douano provienne autant que possible du même numéro de lot. Cela facilite la livraison de (plus grandes) commandes à ces clients à partir d'un seul numéro de lot ou de batch.
Données d'accise
Numéro d'accise: si l'entreprise possède un numéro d'accise, vous pouvez l'indiquer ici. Ce champ est obligatoire si vous utilisez l'EMCS-plugin dans Douano.
Commentaires par défaut sur les documents
Type de document: sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez ajouter une remarque standard, par exemple Commande.
Note: les remarques ajoutées pour une entreprise seront automatiquement incluses dans le document sélectionné. Ces remarques standard peuvent être modifiées lors de la création d’une commande d’achat ou de vente.
Rappels et avertissements internes
💡 Au niveau de l'entreprise, vous pouvez configurer des avertissements et des rappels. Ceux-ci s'affichent automatiquement pendant quelques secondes dans les écrans sélectionnés. Vous pouvez également les consulter à tout moment en cliquant sur le triangle bleu à côté de l'entreprise.
Écran: sélectionnez l’écran dans lequel l’avertissement ou le rappel doit être affiché.
Note: saisissez le message qui doit être affiché.
Date de début: indiquez une date de début si l’avertissement ou le rappel doit apparaître à partir d’un jour précis.
Date de fin: indiquez une date de fin si l’avertissement ou le rappel ne doit être affiché que jusqu'à une date précise.
Comptes bancaires
Nom: le nom de la banque de ce compte bancaire.
IBAN: le numéro IBAN de ce compte bancaire. Douano vérifiera si c'est un compte bancaire valide.