💡 Pour pouvoir envoyer des documents depuis Douano, tels que des confirmations de commande et des factures, vous devez d'abord compléter les modèles d'e-mails.
💡 Douano a déjà préparé de nombreux modèles standards pour vous. Vous trouverez des modèles pour un 'Message normal' disponibles pour les achats/ventes, et ce dans les quatre langues : Néerlandais-NL, Néerlandais-BE, Français-BE, Anglais-US.
⇢ Allez dans Paramètres - Communication - Modèles d'e-mails et cliquez sur la ligne d'un modèle d'e-mail pour l'ouvrir.
Modèles d'e-mails - Messages normaux
Informations générales
Dans ce bloc, les informations nécessaires pour l'envoi d'un « Message normal » sont déjà correctement remplies.
Adresses e-mail par défaut
Envoyer avec l'adresse e-mail: entrez ici l'adresse e-mail à partir de laquelle vous souhaitez communiquer avec le client pour l'envoi de ces documents.
⚠️ Les documents de vente sont envoyés depuis Douano avec l'adresse e-mail [email protected]. Il s'agit d'une adresse spécifique enregistrée comme une adresse sécurisée et fiable à partir de laquelle les e-mails sont envoyés via un fournisseur de services de messagerie.
L'adresse de réponse est l'adresse e-mail pour les ventes. Cela signifie que, si le client répond à l'e-mail, ce message vous parviendra.
Envoyer avec le nom de l'e-mail: ici, vous pouvez saisir un alias pour l'« adresse e-mail pour les ventes » que le destinataire de l'e-mail verra dans sa boîte de réception.
Envoyer en cc à: entrez les adresses e-mail si vous souhaitez envoyer les factures à plusieurs adresses. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail en les séparant par une virgule.
Envoyer en bcc à: souhaitez-vous envoyer une copie cachée (cc) ? Entrez ici l'adresse e-mail (ou les adresses) à laquelle vous souhaitez envoyer une copie.
💡 Comme les e-mails sont envoyés depuis Douano, vous ne retrouverez pas de référence dans votre propre boîte de réception. Il est donc recommandé d'envoyer une copie des factures à votre propre boîte de réception afin d'y créer une base de données des factures envoyées.
attachments
Joignez facture comme: par défaut, le format 'Pdf' est déjà sélectionné.
💡 Si vous souhaitez envoyer la facture également au format UBL en plus du PDF, cochez cette option ici.
Accessoires supplémentaire: téléchargez les fichiers que vous souhaitez envoyer en pièce jointe supplémentaire.
💡 Si vous avez choisi d'envoyer les conditions générales en pièce jointe dans le texte, téléchargez ici le fichier PDF.
💡 Les fichiers téléchargés seront affichés à côté du cadre de téléchargement.
Modèle
💡 À cette étape, vous pouvez personnaliser les modèles afin qu'ils correspondent à votre propre charte graphique.
💡 Vous pouvez utiliser des macros tant dans le Sujet que dans le corps du message. Les macros seront automatiquement remplacées par les informations correctes pour chaque message spécifique. Vous utilisez les macros en les insérant entre des accolades doubles, {{ }}.
Exemple: "Facture" sera automatiquement remplacé par "Facture 2021123" grâce à la macro {{invoice_number}} si vous envoyez un message pour la facture 2021123.
Voici les macros que vous pouvez utiliser pour les messages concernant les commandes:
{{transaction_number}}: le numéro de la commande.
{{first_name}}: cette macro prend le prénom de la personne connectée et qui envoie le document.
Voici les macros pour les messages concernant les factures :
{{invoice_number}}: le numéro de la facture.
{{trade_reference}}: la référence (client).
{{invoice_due_date}}: la date de délai de la facture.
{{attn}}: à l'attention de.
{{company_tag}}: le numéro de client.
{{ogm}}: la référence structurée.
{{payment_message}}: les informations de paiement du prestataire de paiement (si configuré pour le client).
{{payment_link}}: le lien de paiement (actuellement uniquement avec Mollie).
{{first_name}}: cette macro prend le prénom de la personne connectée et qui envoie le document.
Rappels et mises en demeure
💡 Les modèles d’e-mails que vous avez créés pour les messages standards peuvent désormais être facilement dupliqués et adaptés pour les rappels et mises en demeure envoyés depuis Douano. Cliquez sur l’icône de duplication sur la ligne du modèle d’e-mail.
Dans le champ Type de message, remplacez Message standard par Rappel ou Dernier rappel.
Vous pouvez ensuite adapter le texte du modèle pour qu’il convienne mieux à ce type de communication. Vous pouvez réutiliser les macros habituelles, ainsi que les macros suivantes :
{{date_last_reminder}} : date du dernier rappel.
{{number_of_reminders}} : nombre de rappels déjà envoyés.
{{invoice_balance}} : montant restant dû sur la facture.
Ordres de livraison
💡 Un ordre de livraison peut être envoyé :
à la relation qui exécute la livraison,
en copie à la relation livrée,
au nom du représentant qui envoie l’ordre de livraison.
Pour cela, utilisez les macros suivantes :
Adresses e-mail standard
Envoyer avec l’adresse e-mail: utilisez la macro {{account_manager_email}} pour envoyer l’e-mail depuis l’adresse du représentant.
Envoyer avec le nom de l'e-mail: utilisez la macro {{account_manager_name}} pour faire apparaître le nom du représentant comme expéditeur.
Envoyer en cc à : utilisez la macro {{customer_email}} pour envoyer une copie à la relation livrée.
Modèle
💡 Vous pouvez également utiliser plusieurs macros dans le corps de l’e-mail.
Sujet : utilisez {{customer_name}} pour mentionner la commande de ce client.
Signature: utilisez {{account_manager_name}} pour signer avec le nom de la personne connectée qui envoie l’ordre de livraison.