💡 Sinds januari 2026 zijn Belgische ondernemingen wettelijk verplicht om voor B2B-facturatie met Peppol te werken. Dit is een beveiligd, internationaal netwerk voor het uitwisselen van e-facturen. Om aan deze verplichting te voldoen biedt Douano toegang tot een Peppol-koppeling om deze e-facturen te kunnen versturen en ontvangen. De Nederlandse verplichting tussen B2B is voorzien voor 2030.
Stap 1: Controleer de verzendstatus van de factuur
In eerste instantie dienen we na te gaan of de factuur al dan niet via Peppol werd verstuurd. Dit kan je vinden via onderstaande werkwijze:
Ga in Douano naar Facturatie ➔ Verkoopfacturen.
Zoek de factuur op en klik helemaal aan het einde van de factuurregel op het groene vergrootglas-icoon
.Er opent een pop-up met de communicatiehistoriek waarin alle verzendpogingen, datums en kanalen (Peppol en/of e-mail) staan weergegeven.
Afbeelding: melding dat de factuur via Peppol werd verzonden en ontvangen door de klant.
Scenario a: De factuur is niet verzonden via Peppol (Gefaald)
Zie je geen Peppol-lijn in de communicatiehistoriek? Dan is de verzending via Peppol gefaald. Ga in het hoofdmenu naar Instellingen > Peppol > Synchronisatie en klik op het tabblad 'Gefaald' om de exacte foutmelding te bekijken.
Hieronder vind je de twee meest voorkomende foutmeldingen en hun oplossing:
Foutmelding "De klant is niet geregistreerd op het Peppol-netwerk"
Oorzaak: Het btw-nummer in de klantenfiche wordt niet herkend op de Peppol-index, of het bedrijf is nog niet geactiveerd voor e-facturatie.
💡 Hoewel de meeste bedrijven hun Peppol-ID koppelen aan hun btw-nummer, is dit soms gekoppeld aan hun ondernemingsnummer. Staat het ondernemingsnummer niet ingevuld in Douano? Dan zoekt het systeem uitsluitend op het btw-nummer. Kan Peppol daar geen match op vinden, dan komt de factuur op de status 'Gefaald' te staan.
Stappenplan:
Kopieer de gegevens: Kopieer het BTW- of ondernemingsnummer op de klantkaart in Douano.
Doe de check: Surf naar www.peppolcheck.be en plak het nummer in de zoekbalk.
Analyseer het resultaat:
Geen gegevens gevonden: De klant is niet gekend op Peppol
Wél geregistreerd op PeppolCheck: Check of de Peppol-ID van de klant overeenstemt met de gegevens in Douano. Indien de Peppol-ID aan hun ondernemersnummer is gekoppeld voeg je deze na verificatie bij je klant toe in de klantenfiche van Douano. Nadien ga je naar Instellingen > Peppol > Synchronisatie bij de rubriek gefaald en klik je op de groene knop opnieuw synchroniseren
om deze terug via Peppol aan te bieden.
Scenario B: De factuur is wél verzonden via Peppol maar werd niet ontvangen door de klant
Zie je in de communicatiehistoriek een regel met het kanaal Peppol staan? Dan is de factuur technisch succesvol afgeleverd aan het netwerk, maar leest de klant een anderePeppol-ID uit.
Een Peppol-ID kun je het beste vergelijken met een digitale brievenbus.
Een bedrijf kan gekoppeld zijn aan meerdere Peppol-ID's (bijvoorbeeld wanneer ze in het verleden overgestapt zijn naar een nieuw boekhoudpakket en de oude registratie hebben laten bestaan). Wanneer deze beiden actief staan staat Peppol toe dat er op allebei facturen kunnen afgeleverd worden.
Douano zoekt op basis van het btw- of ondernemingsnummer in de klantenfiche de actieve Peppol-ID. Als de klant een andere Peppol-brievenbus gebruikt dan degene waarop Douano aflevert, ontvangt Douano geen foutmelding terug, deze is immers correct afgeleverd volgens Peppol. Maar de klant ziet hierbij de factuur niet in zijn actieve boekhoudprogramma omdat hij of zij de andere Peppol-ID uitleest.
Stappenplan:
Kopieer gegevens: Kopieer het BTW- of ondernemingsnummer op de klantkaart in Douano.
Doe de check: Surf naar www.peppolcheck.be en plak het nummer in de zoekbalk.
Analyseer het resultaat:
Normaal zie je in dit geval zowel een registratie op het Btw- als het ondernemersnummer. Vraag de klant na op welke Peppol-ID hij of zij de facturen uitleest en voeg het ontbrekende gegeven toe in de klantenfiche. Nadien ga je naar Instellingen > Peppol > Synchronisatie bij de rubriek gefaald en klik je op de groene knop opnieuw synchroniseren
om deze opnieuw aan Peppol aan te bieden. Faalt deze nog steeds? Neem dan contact op met Plato of [email protected] om een medewerker manueel te laten tussenkomen.
💡 In het kader van Peppol raden we daarom aan om zowel het btw-nummer als het ondernemingsnummer van de klant in te geven.
☝️Algemeen: Zit je nog niet op de nieuwe versie van Douano, (in de Url voorafgegaan door m.) vragen we om ons via Plato of [email protected] te contacteren om de facturen opnieuw te versturen.