💡 Alvorens je kan starten met de integratie met Exact Online zullen wij eerst de plugin moeten installeren op jouw Douano omgeving. Om deze plugin aan te vragen, stuur je een mailtje naar [email protected].

⚠️ Als je al gebruikmaakte van Exact Online voordat je deze koppeling tot stand wilde brengen, vermeld dit dan ook in je e-mail voor de aanvraag. Op deze manier kunnen we het opzetten van de plugin opvolgen en vervolgens de klanten in Douano koppelen aan de klanten in Exact Online.

💡 Maak een nieuwe Productie-app aan in de Exact Online App Store. Klik hiervoor in het tabblad 'Productie-apps' op het plus-icoon.

💡 In de URL vervang je <mijn-bedrijf> door de naam van je eigen bedrijf (identiek als in het adres van je eigen Douano omgeving).

💡 Het volgende scherm toont de autorisatiegegevens: Client ID en Client Secret die nodig zijn om Douano te koppelen met Exact Online. Hou deze gegevens bij de han

💡 Via het tabblad Laten beoordelen kan je beheren wat de app mag lezen en beheren.

💡 Klik op Bewerken in het blok Stap 1: beoordeling: gegevens en beveiliging.

💡 Onder Beoordeling van gegevensbescherming en beveiliging vink je bij elke vraag ja aan en sla de wijzigingen op.

💡 De Exact Online divisie van je administratie is typisch een getal bestaande uit 6 of 7 cijfers.

💡 Klik op het cloud-icoon om de verbinding te maken. Je wordt naar jouw Exact Online omgeving gebracht waar je toestemming zal moeten geven om Douano te koppelen met Exact Online.

💡 Het kan tot een kwartiertje duren vooraleer de koppeling volledig actief is en je de btw-tarieven en grootboekrekeningen uit Exact Online in de volgende stappen kan koppelen in Douano. Mocht je na een kwartier nog steeds geen btw-tarieven/grootboekrekeningen kunnen selecteren, neem dan contact op met [email protected] om je verder op weg te helpen.

💡 Douano berekent de btw op het totaalbedrag van de factuur, Exact Online berekent de btw per lijn. Om geen afwijkingen te veroorzaken op de btw in Douano en Exact, doet Douano geen rechtstreekse boekingen op de grootboekrekeningen voor de btw. Exact Online boekt achterliggend, op basis van de btw-codes die Douano meegeeft, het btw-bedrag op de correcte grootboekrekeningen.

💡 Met stuurcodes kan je de omzet van producten uitsplitsen over:

en deze in Exact Online aan verschillende grootboekrekeningen toekennen.

💡 Dit zijn optionele instellingen en dus zeker geen vereiste om een correcte koppeling met Exact Online te leggen. Sla deze stap daarom gerust over indien je niet met stuurcodes wenst te werken.

💡 Maak stuurcodes aan voor groepen producten die je dan in een volgende stap aan deze producten kan toekennen. Je kan je hiervoor bijvoorbeeld baseren op de productcategorieën. Voorbeelden van groepen zijn: blonde bieren, bruine bieren, sterke dranken, likeuren...

💡 Ken nu de aangemaakte stuurcode(s) toe aan de producten.

⚠️ Maakte je reeds gebruik van Exact Online vóór je deze koppeling tot stand bracht? Vergeet dan zeker niet om contact met ons op te nemen via een mailtje naar [email protected] om te vragen de reeds bestaande klantgegevens te importeren of te koppelen. Dit kunnen we enkel doen tijdens de initialisatie van deze plugin.

💡 Het is raadzaam, nu de synchronisatie is opgestart, om in Douano je boekingsperiodes per kwartaal in te stellen voor de Btw-aangifte. Hierdoor voorkom je dat facturen nog kunnen ingeboekt worden en gesynchroniseerd worden met Exact Online in een afgesloten periode.

💡 Douano voert elke 15 minuten een automatische synchronisatie uit van volgende gegevens:

💡 Bij elke gefaalde synchronisatie zal Douano een foutmelding tonen. Uitleg en oplossing(en) bij de foutmeldingen vind je in deze 👉 gids.