💡 Pour pouvoir envoyer des documents tels que des confirmations de commande et des factures depuis Douano, vous devrez d’abord configurer certains éléments dans Paramètres - Communication.
Ventes
⇢ Allez dans Paramètres - Communication - Ventes.
Note standard sur les factures: indiquez ici le message que vous souhaitez afficher sur toutes les factures.
Texte termes et conditions: ce texte est imprimé au recto de la facture. Il est légalement obligatoire si vous avez vos propres conditions générales!
⚠️ Il n’est pas prévu de copier l’intégralité de vos conditions générales dans ce champ. Utilisez ce champ pour faire référence aux conditions générales en pièce jointe ou présentes sur votre site web.
Vous pourrez ensuite ajouter le document PDF contenant les conditions générales dans le modèle d’e-mail pour la facturation.
Modèles d’e-mails
⇢ Allez dans Paramètres - Communication - Modèles d’e-mails.
💡 Douano a déjà préparé plusieurs modèles standards pour vous. Vous y trouverez des modèles pour un 'Message normal' liés aux achats et aux ventes, disponibles dans quatre langues: néerlandais-NL, néerlandais-BE, français-BE, anglais-US.
Ouvrez un modèle en cliquant sur sa ligne.
Informations générales: ce bloc contient déjà les informations nécessaires pour envoyer un 'message normal'.
Adresses e-mail par défaut:
Envoyer avec adresse e-mail: indiquez l’adresse e-mail utilisée pour communiquer avec le client lors de l’envoi de ces documents.
Envoyer avec le nom de l'e-mail: vous pouvez saisir ici un alias qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire à la place de l’adresse e-mail d’envoi.
Envoyer en cc à: ajoutez les adresses e-mail qui doivent recevoir une copie de la facture. Vous pouvez en ajouter plusieurs en les séparant par une virgule.
💡 Étant donné que les e-mails sont envoyés depuis Douano, aucune trace ne sera visible dans votre propre boîte mail. Il est donc recommandé d’envoyer une copie à votre propre adresse e-mail pour constituer une base de données des factures envoyées.
Pièces jointes:
Joignez facture comme: par défaut 'PDF' est sélectionné. Si vous souhaitez également envoyer la facture au format UBL, cochez cette option ici.
Accessoires supplémentaires: téléversez ici les fichiers supplémentaires que vous souhaitez envoyer avec l’e-mail. Si vous avez indiqué dans le champ texte termes et conditions que celles-ci seront envoyées en pièce jointe, téléversez ici le fichier PDF correspondant.
Modèle:
Dans cette étape, vous pouvez personnaliser le modèle pour qu’il corresponde à l’identité visuelle de votre entreprise.
Vous pouvez utiliser des macros dans le champ Objet et dans le texte du message. Les macros seront automatiquement remplacées par les bonnes informations lors de l’envoi d’un message. Les macros s’écrivent entre doubles accolades {{ }}. Par exemple: 'Facture' devient automatiquement 'Facture 2021123' grâce à la macro {{invoice_number}}, si vous envoyez un message pour cette facture.
Macro pour les messages liés aux commandes:
{{transaction_number}}: le numéro de commande
Macros pour les messages liés aux factures:
{{invoice_number}}: le numéro de la facture
{{trade_reference}}: la référence (client)
{{invoice_due_date}}: la date d’échéance de la facture
{{attn}}: à l’attention de
{{first_name}}: le prénom de l’utilisateur connecté qui envoie le document
{{current_reminder_number}} : Numéro du rappel actuel (utile uniquement pour les rappels).
{{number_of_reminders}} : Nombre de rappels déjà envoyés (utile uniquement pour les rappels et également pour les rappels).
💡 Pour pouvoir également envoyer des rappels et des mises en demeure depuis Douano, vous devrez créer des modèles d’e-mails supplémentaires. Cela est expliqué dans ce 👉 guide.