In de derde Douano update van dit jaar zitten opnieuw een heel aantal verbeteringen en nieuwe features. Lees deze goed door, want ze bevatten handige tips en nuttige informatie om nog meer uit Douano te halen.
Hieronder lees je wat de belangrijkste vernieuwingen zijn.
Er is een nieuw rapport bijgekomen: het marge-rapport.
Er is een optie bijgekomen om, naast de PDF-versie van de factuur, ook de UBL-versie van facturen mee te sturen.
Voor onze Nederlandse klanten is het vanaf nu mogelijk om bedrijfsgegevens op te vragen op basis van het KvK-nummer, op dezelfde manier zoals je deze gegevens reeds kon opvragen via het btw-nummer.
Je kan nu op een heel eenvoudige manier prijslijsten indexeren.
Facturen naar buitenlandse klanten met aanrekenen van btw is nu mogelijk. Let hierbij op dat, indien de buitenlandse klant geen btw-nummer heeft, de btw automatisch zal aangerekend worden door Douano, zoals wettelijk verplicht.
Deze release bevat ook een aantal wijzigingen die nodig zijn in het kader van de automatische integratie met het EMCS systeem.
Daarnaast zijn er nog heel wat andere, kleinere verbeteringen die je verderop kan lezen.
Hou je marge in het oog
Via het menu Rapporten - Grafieken heb je nu toegang tot een extra rapport: het marge rapport.
Aan de hand van dit rapport kan je opvolgen wat de procentuele marge is die je hebt behaald op de gerealiseerde omzet. Voor de kostberekening wordt gebruik gemaakt van de gegevens die gekend zijn in de Kostbeheer module, dus deze functionaliteit is daarom enkel beschikbaar voor gebruikers die over de Productie licentie van Douano beschikken.
Je kan in het rapport filteren op zaken zoals klant, productcategorie, prijsklasse, enz. Bovendien kan je de gegevens downloaden naar Excel, om op die manier in nog meer detail te kunnen analyseren hoe de marge is opgebouwd.
Verstuur facturen in UBL-formaat
Om de trend naar verdere digitalisering van de boekhouding te ondersteunen, hebben we in Douano de optie toegevoegd om facturen meteen ook in UBL-formaat naar de klant en / of de digitale brievenbus van het boekhoudpakket te verzenden.
Via het menu Instellingen > Communicatie > E-mailsjablonen kan je, voor de verschillende e-mailsjablonen voor verkoopfacturen, kiezen of het meegestuurde UBL-document voldoet aan de Belgische dan wel de Nederlandse specificatie. Uiteraard kan je naast het UBL-document ook nog steeds de factuur in het gewone PDF-formaat meesturen.
Bedrijfsgegevens opvragen via het KvK-nummer
Omdat in Nederland het KvK-nummer vaak beter gekend is dan het btw-nummer, hebben we er voor gezorgd dat je de naam- en adresgegevens van een bedrijf nu ook kan opvragen aan de hand van het KvK-nummer.
De werkwijze is dezelfde als die voor het btw-nummer: je geeft het KvK-nummer in en klikt op het wolk-icoontje in datzelfde veld. Douano zal daarop de gegevens opvragen en tonen. Er wordt ook teruggekoppeld indien het KvK-nummer niet correct of onvolledig is.
Dupliceren van prijslijsten met indexering
Voorheen kon je in Douano reeds op eenvoudige manier bestaande prijslijsten dupliceren. Nu is er een optie bijgekomen om tijdens het dupliceren meteen ook een indexering van de prijzen door te voeren.
Op die manier kan je snel en accuraat de prijzen voor een bepaalde prijsklasse indexeren vanaf een zelf te kiezen datum, of je kan prijslijsten opbouwen voor verschillende prijsklassen, met een vast percentage verschil tussen de prijsklassen.
Buitenlandse verkopen met aanrekenen van btw
Indien je facturen aanmaakt voor buitenlandse klanten, dan zal dit typisch gebeuren voor professionele klanten, die dus beschikken over een btw-nummer. Voor dergelijke klanten zal Douano geen btw aanrekenen en correct vermelden op de factuur dat het om een zogenaamde intra-communautaire levering gaat met verlegging van heffing.
Soms gebeurt het echter dat je factureert aan een buitenlandse, intra-communautaire klant zonder btw-nummer. In dat geval ben je wettelijk verplicht om alsnog btw aan te rekenen op de factuur. Douano zal dit nu automatisch ook zo toepassen, indien er voor de klant geen geldig btw-nummer werd ingevoerd.
Je kan dit ook handmatig aanpassen indien nodig, via het blokje Btw-specificaties in een factuur.
Let er op dat voor intra-communautaire klanten (of buitenlandse klanten binnen de Europese Economische Gemeenschap) wel degelijk een correct btw-nummer werd ingegeven, zodat de btw op een correcte manier verwerkt wordt.
Andere aanpassingen en verbeteringen
Er werden ook nog vele andere, kleinere aanpassingen en verbeteringen doorgevoerd. Hieronder lees je wat de belangrijkste wijzigingen zijn.
Producten
Per product kan nu ook een verpakkingstype worden opgegeven. Dit wordt gebruikt voor rapportering en voor het volledig kunnen invullen van een eAD-aangifte.
Verkoop
Het overzicht van de verkoopprijzen (tab Producten) toont nu de prijs met en zonder accijns, alsook de begin- en einddatum waarbinnen deze prijs geldig is.
Verkoopbestellingen kunnen nu in bulk bevestigd worden, via het bulk-icoontje rechts bovenaan het overzicht van de verkoopbestellingen.
Het overzicht van de verkoopbestellingen toont nu ook het totaalbedrag en de omzet van de bestelling.
Een pro-formafactuur kan nu ook rechtstreeks vanuit Douano verzonden worden naar de klant.
Prijslijsten kunnen nu ook naar Excel-formaat worden geëxporteerd, om ze op die manier eenvoudig te kunnen verwerken en opmaken.
Logistiek
De producten op een picklijst worden nu geordend op basis van de sublocatie en vervolgens op de naam van het product.
Op de picklijst wordt nu ook het aantal colli getoond (kratten, vaten, enz). Dit laat een snelle controle toe van de gepickte goederen.
Verzendingen kunnen nu in bulk bevestigd worden.
Rapporten
In de omzetrapporten (zowel in euro, liter als in stuks) en het marge rapport wordt nu ook het verpakkingstype vermeld.
Voorraadbeheer
Bij het ingeven van voorraadbewegingen wordt nu automatisch naar het "Aantal"-veld gesprongen na het selecteren van een product. Op die manier kunnen voorraadbewegingen, zoals verplaatsingen en verwijderingen, sneller worden ingegeven.
In het voorraadoverzicht is een extra filter toegevoegd: "Kan verkocht worden". Dit laat toe om snel te zien welke voorraad beschikbaar is voor verkoop.
Relatiebeheer
In de lijst van acties werd een icoontje toegevoegd om meteen naar het dashboard van die relatie te gaan.
In het dashboard van een relatie wordt nu ook het netwerk getoond (zowel de leveranciers als de beleveraars).
In het algemeen dashboard, in het blok met "Te plannen acties" is een knop toegevoegd om meteen van daaruit een actie aan te maken.
Actietypes kunnen vanaf nu op inactief gezet worden. Op die manier kunnen tijdelijke actietypes worden aangemaakt (zoals voor events).
Facturatie
In de betaalhistoriek wordt nu ook het aantal actieve aanmaningen getoond per klant.
Het icoontje voor het toevoegen van betalingen in het factuuroverzicht werd vervangen door een ander icoontje in de vorm van een creditkaart. In de betaalhistoriek van een klant werd een afgeleid icoontje gebruikt voor het opvragen van de betaalhistoriek.
Productie
Afvulorders kunnen nu ook worden uitgevoerd in een gewoon magazijn (niet onder schorsing van accijnzen), mits de gebruikte dranken ook uit een gewoon magazijn komen.
In het overzicht van de metingen wordt nu ook het recept getoond alsook een filter om te selecteren op metingen die werden toegevoegd voor een specifiek recept.