Met de voorraadtelling kan je op een gestructureerde manier een fysieke telling uitvoeren. Tijdens een telling worden de geselecteerde producten tijdelijk geblokkeerd zodat er geen transacties mee kunnen plaatsvinden. Op die manier wordt de telling correct en betrouwbaar uitgevoerd.

⚠️ Een voorraadtelling in een entrepot is enkel van toepassing bij een officiële voorraadtelling door de Douane in het kader van een controle.
Er zal je ook gevraagd worden om het nummer van het proces-verbaal in te vullen in het ARC-veld.

Indien je afwijkingen in het entrepot wil rechtzetten kan je hier terugvinden hoe je deze kunt doen.

💡 Tip bij een voorraadtelling

Wanneer je een telling doet is het aangeraden om je logistieke orders in behandeling door te zetten of te annuleren. Deze aantallen zijn immers nog in de opslagplaats en moet voor Douano nog meegeteld worden, hierdoor kan er verwarring ontstaan met de fysieke telling.

⇢ Ga naar Voorraadbeheer - Tellingen en klik op het groene plusje

Stap 1: Algemene gegevens instellen

In deze stap selecteer je de voorraadlocatie en de datum van de voorraadtelling.

Voorraadlocatie: Kies de locatie waar de telling plaatsvindt.

💡 Tip: Vindt de telling plaats op meerdere locaties? Maak dan per locatie een aparte telling aan.

Datum: selecteer de datum waarop de telling werd/wordt uitgevoerd.
Opmerking: voeg een korte toelichting toe voor je eigen administratie.
Voorraadbalans aanmaken: vink dit aan om via de telling een nieuwe voorraadbalans aan te maken in Douano.

☝️ Let op: Hiermee blokkeer je alle voorraadaanpassingen met een datum voorafgaand aan deze telling. Dit wordt typisch gebruikt na een officiële controle van de Douane om het verleden af te sluiten)

Stap 2: Producten selecteren

Douano haalt automatisch alle artikelen op die op de gekozen datum op deze locatie aanwezig waren. Je kiest zelf welke producten je meeneemt:

Alle producten toevoegen: Klik op 'Voeg alle onderstaande producten toe aan de telling' om de volledige lijst in te laden.
Specifieke producten toevoegen: Klik op het groene plus-icoon op de productlijn om het artikel toe te voegen. Voor het selecteren van de producten die je wil opnemen in deze telling, kan je gebruik maken van het zoekveld en de extra filters.

💡 Voeg je de producten per regel toe? Dan kan je deze ten allen tijde dubbelchecken door bovenaan even op stap 3 te klikken. Je kan zonder gevolgen op de verschillende stappen klikken om deze weer te geven.

Stap 3: Controle geselecteerde producten

Controleer de opgebouwde lijst onder 'Geselecteerde producten'. Indien nodig kun je hier nog artikelen verwijderen voordat je de telling start. Om er toe te voegen ga je gewoon even terug naar Stap 2.

Tenslotte kies je voor opslaan zodat de telling kan worden ingevoerd.

Stap 4: Telling starten & aantallen invoeren

Nadat je de vorige stappen hebt doorkopen komt de gewenste voorraadtelling onder gepland te staan. Deze doorloopt twee fasen:

1. Status - Gepland

De telling staat klaar. Je kunt de gegevens en de selectie nog aanpassen.
Klik op het bevestig-icoon om de telling daadwerkelijk te starten, hierdoor komen deze onder in behandeling te staan.

2. Status 'In behandeling'

Voer de getelde aantallen in

💡 Belangrijk: Zodra de telling start, zijn de opgenomen producten tijdelijk geblokkeerd in Douano. Ze kunnen niet worden gebruikt in andere transacties tot de telling is afgerond.

Open de telling en voer de gegevens in:

Aantal in Douano: Deze gegevens staan vast en tonen de huidige administratieve stand.
Geteld aantal: Vul hier het effectief fysiek getelde aantal in (stuks, liters, etc.).
Detail per lot of datum: Klik op het rode detail-icoon achter de lijn om aantallen per lot-/batchnummer of houdbaarheidsdatum in te geven.
Valideren: Klik rechtsboven op het groene valideer-icoon . Douano controleert direct of de ingevoerde aantallen niet leiden tot een negatieve voorraad.

Bewegingen controleren & finaliseren

Voorraadbewegingen selecteren: Vink eventuele voorraadbewegingen aan die op dezelfde dag plaatsvonden, maar al vóór het telmoment zijn uitgevoerd. (Zie je geen lijnen? Dan kun je deze stap veilig overslaan).
Opslaan: Sla de gegevens op.
Finaliseren: Klik op het bevestig-icoon op de stellingslijn om de voorraadtelling definitief af te ronden.

Voorraadafwijkingen in het entrepot/AGP rechtzetten

In een accijnsentrepot mag je niet zomaar een vrije voorraadtelling doorvoeren gezien er hier accijnsregistraties voor moeten gebeuren. Gebruik onderstaande scenario's om je voorraad administratief gelijk te trekken met de praktijk.

Scenario 1: Je hebt in Douano méér voorraad dan in de praktijk

Gebruik deze methode als er fysiek minder flessen/bakken staan dan het systeem aangeeft.

Navigeer naar Voorraadbeheer > Verwijderingen.
Maak een nieuwe Voorraadverwijdering via het groene plus-icoon aan.
Selecteer de producten en de aantallen die je uit het systeem wilt verwijderen.
Kies hier als reden voor de verwijdering: "Verwijderd". Dit zal leiden tot een opname in de volgende accijnsaangifte.

Scenario 2: Je hebt in Douano minder voorraad dan in de praktijk.

Gebruik deze methode als je fysiek méér producten hebt staan dan het systeem aangeeft. Omdat je niet zomaar voorraad mag 'toveren' in een AGP, werken we met een herlokalisatie.

Fysieke verplaatsing: Verplaats de "extra" producten fysiek van je AGP naar een gewoon (niet-accijns) magazijn. Hierdoor is je voorraad fysiek gedaald.
Correctie in het magazijn:
- Aangezien er in een "gewoon" magazijn geen accijnsverplichting geldt, kun je hier wel een voorraadcorrectie doen. Gebruik hiervoor een voorraadtoevoeging om de aantallen in het gewone magazijn gelijk te zetten met je fysieke telling.