Naar de hoofdinhoud

Facturatie - Verkoopfacturen

In deze instructienota worden de verschillende fases toegelicht die mogelijk zijn voor verkoopfacturen.

Concept

Onder het tabblad Concept vind je alle facturen terug die nog definitief moeten worden ingeboekt. Omdat deze facturen nog niet definitief zijn, is er ook nog geen factuurnummer aan verbonden.


Facturen verschijnen in deze lijst op twee manieren:

  • Losse facturen: Je hebt handmatig een factuur aangemaakt, maar in plaats van 'Inboeken' heb je gekozen voor 'Opslaan'. Hoe je een losse factuur opmaakt zie je in deze 👉 gids.

  • Verkoopbestellingen: Je hebt een factureerbare verkoop gefactureerd waarbij je deze dan enkel hebt opgeslagen in de plaats van in te boeken.


Klik op de lijn van een factuur om de conceptfactuur te openen. Je kan de factuur nog aanvullen/aanpassen voor de onderstaande criteria vooraleer je deze inboekt:

  • Factuur- en vervaldatum

  • Referentie

  • Prijs

  • Korting

  • Statiegeld

  • Btw-tarief

  • Toevoegen, verwijderen of aanpassen van diversen

  • Btw-specificaties indien nodig

  • Opmerkingen

  • Kortingen

💡 Om de prijs, korting, statiegeld en het btw-tarief te kunnen aanpassen dien je eerst het slotje open te klikken die te voorschijn komt wanneer je over het prijsveld gaat staan.

💡Merk je dat de adres gegevens van het bedrijf niet kloppen? Geen nood, dan kan je deze wijzigen in de klantenfiche en vervolgens in de conceptfactuur klikken op het pijltje naast inboeken waar je de optie opslaan en bedrijfsgegevens actualiseren hebt. Om een ander bedrijf aan te duiden zal je de verkoopbestelling terug moeten plaatsen tot het niveau verkoopbestelling.

☝️Voor Nederlandse klanten die onderling een verzending van AGP naar AGP mogen doen zonder Btw kunnen bij Btw-specificaties kiezen voor Btw-vrij verzending onder schorsing van accijnzen. Hierbij wordt de Btw niet aangerekend. Deze kan enkel gebruikt worden voor verzendingen tussen twee Nederlandse AGP's.

Je kan een Pdf downloaden van deze conceptfactuur via het download icoon op het einde van de lijn.

Wanneer je de conceptfactuur klaar hebt kan je kiezen voor inboeken waarop er een factuurnummer wordt gecreëerd. Deze factuur zal nu onder te verzenden komen te staan.

Te verzenden

Na het inboeken van een factuur vind je deze terug onder het tabblad Te verzenden. Vanuit dit tabblad kan je zowel een enkele factuur verzenden als meerdere facturen in bulk versturen naar klanten. Je kan ervoor kiezen om deze via Peppol en/of mail te sturen. Meer informatie hierover vind je in deze 👉 gids.

⚠️ Je kan pas een factuur per e-mail vanuit Douano verzenden als het e-mailsjabloon voor het versturen van facturen ingesteld is in de taal van de klant. Volg deze 👉 gids om het e-mailsjabloon in te stellen.

  1. Klik op het oranje verzend icoon om de factuur naar de klant te verzenden.

  2. Via het download icoon kan je de factuur zowel in Pdf als in UBL formaat downloaden.

  3. Via het betaal icoon kan je manueel een betaling aan de factuur toevoegen.

💡 Voeg je de betaling toe voor het verzenden van de factuur, zal de factuur de melding Deze factuur werd reeds voldaan krijgen.

Meerdere facturen in bulk versturen

  • Vink de facturen aan die je in bulk wil verzenden of vink het bovenste vakje aan om alle facturen op de pagina te selecteren en in bulk te verzenden.

  • Klik rechts bovenaan op het in bulk icoon en selecteer Verkoopfacturen verzenden.


Openstaand

Een verzonden factuur die nog niet werd betaald, vind je terug onder het tabblad Openstaand zolang de vervaldatum niet overschreden is.

  1. Het verzend icoon kleurt hier groen om aan te tonen dat de factuur reeds naar de klant verzonden werd. Door opnieuw op het icoon te klikken, kan je de factuur opnieuw naar de klant te verzenden.

  2. Via het download icoon kan je de factuur zowel in Pdf als in UBL formaat downloaden

  3. Via het betaal icoon kan je manueel een betaling aan de factuur toevoegen.

💡 Door een aantal facturen te selecteren kan je voor die facturen de betaling in bulk toevoegen, zie In bulk verzenden.

💡Na het toevoegen van een betaling aan een factuur, vind je deze terug onder het tabblad alle waar het openstaand bedrag op € 0 wordt weergegeven

Vervallen


Een factuur met een openstaand bedrag waarvan de betaaltermijn verstreken is, vind je terug onder het tabblad vervallen.

💡 Voor deze facturen kan je herinneringen en aanmaningen uitsturen, wat in deze 👉 gids besproken wordt.

Losse facturen aanmaken

Via het groene plusje kan je verkoopfacturen opmaken zonder dat er een verkoopbestelling aan vooraf gaat. Volg hiervoor deze 👉 gids.

Was dit een antwoord op uw vraag?