💡 Avant de pouvoir démarrer l’intégration avec Exact Online, nous devons d’abord installer le plugin dans ton environnement Douano. Pour demander ce plugin, envoie un e-mail à [email protected].

⚠️ Si tu utilisais déjà Exact Online avant de vouloir établir cette connexion, mentionne-le également dans ton e-mail de demande. Cela nous permettra de suivre la mise en place du plugin et ensuite de lier les clients dans Douano aux clients dans Exact Online.

💡 Créez une nouvelle application de production dans l’Exact Online App Store. Pour cela, cliquez sur l’icône plus dans l’onglet 'Applications de production'.

💡 Remplacez dans l’URL <mon-entreprise> par le nom de votre propre entreprise (identique à celui dans l’adresse de votre environnement Douano).

💡 L’écran suivant affichera les informations d’autorisation: Client ID et Client Secret nécessaires pour connecter Douano à Exact Online. Gardez ces informations à portée de main.

💡 Dans l’onglet À faire évaluer, vous pouvez gérer ce que l’application est autorisée à lire et à gérer.

💡 Cliquez sur Modifier dans le bloc Étape 1 : évaluation – données et sécurité.

💡 Sous Évaluation de la protection des données et de la sécurité, cochez oui pour chaque question puis enregistrez les modifications.

💡 La division Exact Online de votre administration est généralement un numéro composé de 6 ou 7 chiffres.

💡 Cliquez sur l’icône en forme de nuage pour établir la connexion. Vous serez redirigé vers votre environnement Exact Online où vous devrez autoriser le lien entre Douano et Exact Online.

💡 L’activation complète de la connexion peut prendre jusqu’à un quart d’heure avant que vous puissiez associer les taux de TVA et les comptes généraux d’Exact Online dans les étapes suivantes de Douano. Si, après un quart d’heure, vous ne pouvez toujours pas sélectionner les taux de TVA ou les comptes généraux, contactez [email protected] pour obtenir de l’aide.

💡 Douano calcule la TVA sur le montant total de la facture, tandis qu’Exact Online calcule la TVA par ligne. Afin d’éviter toute différence entre la TVA dans Douano et dans Exact Online, Douano ne comptabilise pas directement la TVA sur les comptes généraux. Exact Online enregistre en arrière-plan, sur la base des codes TVA fournis par Douano, le montant de la TVA sur les bons comptes généraux.

💡 Les codes de répartition permettent de ventiler le chiffre d’affaires des produits entre:

et d’attribuer ces éléments à différents comptes généraux dans Exact Online.

💡 Ces paramètres sont facultatifs et ne sont pas nécessaires pour établir un lien correct avec Exact Online. Vous pouvez donc passer cette étape si vous ne souhaitez pas utiliser les codes de répartition.

💡 Créez des codes de répartition pour des groupes de produits que vous pourrez ensuite attribuer à ces produits lors d’une étape ultérieure. Vous pouvez, par exemple, vous baser sur les catégories de produits. Exemples de groupes: bières blondes, bières brunes, spiritueux, liqueurs…

💡 Attribuez maintenant le(s) code(s) de répartition créé(s) aux produits.

⚠️ Utilisiez-vous déjà Exact Online avant d’avoir établi ce lien? N’oubliez alors pas de nous contacter par e-mail à [email protected] pour demander l’importation ou le couplage des données clients déjà existantes. Cela ne peut être effectué que lors de l’initialisation de ce module.

💡 Il est recommandé, maintenant que la synchronisation est lancée, de définir dans Douano vos périodes de comptabilisation par trimestre pour la déclaration de TVA. Vous éviterez ainsi que des factures puissent encore être enregistrées et synchronisées avec Exact Online dans une période déjà clôturée.

💡 Douano effectue toutes les 15 minutes une synchronisation automatique des données suivantes:

💡 En cas d’échec de synchronisation, Douano affichera un message d’erreur. Vous trouverez l’explication et les solutions aux messages d’erreur dans ce 👉 guide.