💡 Om vanuit Douano documenten, zoals orderbevestiging en facturen, te kunnen verzenden zal je onder Instellingen - Communicatie een aantal zaken vooraf moeten instellen.
Verkoop
⇢ Ga naar Instellingen - Communicatie - Verkoop.
Standaard opmerking op facturen: geef hier de opmerking in die je op alle facturen wilt weergeven.
Toon betalingskenmerk op factuur:
Tekst algemene voorwaarden: deze tekst wordt op de voorzijde van de factuur afgedrukt. Deze tekst is wettelijk verplicht indien je je eigen algemene voorwaarden hebt!
⚠️ Het is niet de bedoeling dat je in dit tekstvak je volledige document algemene voorwaarden overneemt. Gebruik dit tekstvak om te verwijzen naar de algemene voorwaarden in bijlage of naar de voorwaarden op je website.
De algemene voorwaarden kan je vervolgens opladen in het e-mailsjabloon voor facturatie.
E-mailsjablonen
⇢ Ga naar Instellingen - Communicatie - E-mailsjablonen.
Douano heeft al heel wat standaardsjablonen voor jou klaargezet. Zo zie je sjablonen voor een 'Normaal bericht' klaar staan voor in-/aankoop en verkoop en dit telkens in de vier talen: Nederlands-NL, Nederlands-BE, Frans-BE, Engels-VS.
Open een sjabloon door op de lijn van dat sjabloon te klikken.
Algemene gegevens: in dit blok staan de gegevens reeds correct ingevuld voor het versturen van een 'Normaal bericht'.
Standaard e-mailadressen:
Verstuur met e-mailadres: geef hier het e-mailadres in waarmee je naar de klant communiceert voor het verzenden van deze documenten.
Verstuur met e-mailnaam: hier kan je een alias voor het 'e-mailadres voor verkoop' ingeven die de ontvanger van de mail te zien krijgt in de inbox.
Verstuur in cc naar: geef de e-mailadressen in wanneer je facturen steeds naar meerdere adressen wil sturen. Je voegt meerdere e-mailadressen toe door een komma na elk e-mailadres te plaatsen.
Daar je mails vanuit Douano verstuurt, vind je daar geen referentie van terug in je eigen mailbox. Zo is het aan te raden een kopie van de facturen naar je eigen mailbox te sturen om daar een database aan te leggen met verzonden facturen.
Bijlagen:
Voeg document toe als: standaard staat 'Pdf' al geselecteerd. Wil je, naast PDF, de factuur ook in UBL-formaat doorsturen naar de klant? Vink dit dan hier aan.
Extra bijlages: laadt de bijlage(s) op die je als extra bestand mee wilt versturen. Indien je in de tekst algemene voorwaarden gekozen hebt om deze in bijlage te verzenden, laad je hier de PDF op.
Sjabloon:
In deze stap ga je je eigen touch geven aan de sjablonen zodat die bij de eigen huisstijl passen.
Je kan zowel bij Onderwerp als in het tekstbericht macro's gebruiken. Macro's zullen automatisch vervangen worden door de correcte informatie voor een specifiek bericht. Macro's gebruik je door ze tussen dubbele accolades, {{ }}, toe te voegen. Vb: "Factuur" wordt automatisch vervangen door "Factuur 2021123" door gebruik te maken van de macro {{invoice_number}}, indien je een bericht voor factuur 2021123 uitstuurt.
Dit is de macro die je kan gebruiken voor berichten met betrekking tot bestellingen:
{{transaction_number}}: het ordernummer.
Dit zijn de macro's die je kan gebruiken voor berichten met betrekking tot facturen:
{{invoice_number}}: het factuurnummer.
{{trade_reference}}: de (klant)referentie.
{{invoice_due_date}}: de vervaldatum van de factuur.
{{attn}}: ter attentie van.
De macro {{first_name}} neemt de voornaam over van de persoon die ingelogd is en het document verzendt.
Om ook herinneringen en aanmaningen vanuit Douano te verzenden, zal je hiervoor extra e-mailsjablonen moeten aanmaken. Dit wordt uitgelegd in deze 👉 gids.