💡 Dans Douano, vous pouvez importer vos transactions bancaires via le plugin MyPonto. Cela permet un rapprochement (semi-)automatique des factures, sans devoir les pointer manuellement.
💡 Vous souhaitez plus d’informations sur MyPonto? Cliquez sur ce 👉 lien.
💡 Vous souhaitez commencer à utiliser ce plugin ? Suivez ce 👉 guide.
⇢ Allez dans Facturation – Transactions bancaires.
💡 Les transactions bancaires sont importées chaque matin et chaque après-midi.
💡 Avant d’attribuer les factures, commencez par ignorer les transactions qui ne concernent pas Douano. Cela peut se faire manuellement ou à l’aide d’une règle d'allocation des transactions.
Ignorer des transactions bancaires
Ignorer manuellement
Vous pouvez ignorer une transaction une seule fois en cliquant sur l’icône en forme d’œil vert sur la ligne de la transaction.
Ignorer avec une règle d’attribution
💡 Les transactions bancaires qui ne doivent jamais être prises en compte dans Douano peuvent être ignorées automatiquement via une règle d'allocation des transactions.
Cliquez sur la ligne d’une transaction pour l’ouvrir. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur l’icône du menu, puis sur Créer une règles d'allocation.
Dans la fenêtre pop-up, vérifiez les données et, si vous le souhaitez, complétez les champs Général et Critères.
Vous pouvez créer une règle spécifique pour ce numéro de compte, par exemple en fonction d’une référence ou d’un montant.
Ignorez maintenant encore manuellement cette transaction en cliquant sur le bouton Ignorer en haut de l’écran.
💡 Lors du prochain traitement en masse, Douano ignorera automatiquement toutes les transactions provenant de ce numéro de compte.
💡 Les règles d’attribution créées se trouvent via Paramètres – Facturation – règles d’attribution des transactions. Plus d’infos dans ce 👉 guide.
Attribuer et comptabiliser des transactions bancaires
Attribution et comptabilisation en masse
💡 Après avoir ignoré les transactions inutiles, il ne vous reste plus que celles à attribuer. Vous pouvez les attribuer en masse.
Sous l’onglet 'À allocer', cliquez sur Allocer automatiquement en masse via l’icône du menu en haut à droite, puis confirmez. Douano cherchera les factures correspondantes en se basant sur des paramètres tels que le numéro de compte, la référence ou le montant.
Sous l’onglet 'Allocés', vous trouverez les transactions que Douano a pu lier automatiquement à une facture. Vous pouvez maintenant les comptabiliser en masse en cliquant sur Enregistrement en masse via le menu en haut à droite. Confirmez dans la pop-up.
Attribution manuelle
💡 Si Douano ne trouve pas suffisamment d’informations pour certaines transactions, elles resteront sous l’onglet 'À attribuer'.
💡 Vous pouvez attribuer ces transactions manuellement. Le système s’améliorera ainsi au fil du temps, et de plus en plus de transactions seront automatiquement traitées.
Cliquez sur une transaction pour l’ouvrir.
Dans le champ 'Attributions', recherchez par entreprise ou par facture.
Dès que vous trouvez la facture correspondante et que le montant est exact, vous pouvez comptabiliser.
💡 Si le numéro de compte de ce client n’est pas encore enregistré dans la fiche de l’entreprise, Douano vous proposera de l’ajouter. Cela permettra une attribution automatique lors des prochaines transactions de ce client.
Que faire si le montant ne correspond pas exactement?
Comptabiliser le montant reçu
💡 Si le montant reçu est différent de celui de la facture, vous pouvez tout de même comptabiliser le montant reçu. Le solde restant apparaîtra encore comme ouvert sur la facture.
Cliquez sur la transaction pour l’ouvrir.
Dans le champ 'Attributions', recherchez par entreprise ou facture.
Modifiez le montant en fonction de ce qui a été réellement reçu, puis comptabilisez.
Saisir le reste comme une remise
💡 Si la différence est minime et que vous souhaitez comptabiliser la facture comme entièrement payée, vous pouvez enregistrer le solde restant comme une remise.
Cliquez sur la transaction pour l’ouvrir.
Dans le champ 'Attributions', recherchez par entreprise ou facture.
Dans la première ligne, saisissez le montant réellement reçu.
Dans la deuxième ligne, sélectionnez à nouveau la même facture et saisissez le solde restant.
Dans le champ 'Type d’attribution', choisissez Remise.
💡 Dans Facturation – Factures de vente, vous verrez que la facture a bien été comptabilisée pour le montant total.