💡 Voor relaties kan je offertes opmaken. Indien de relatie akkoord gaat met de offerte kan je deze doorzetten tot een Verkoopbestelling.
Offerte aanmaken
⇢ Ga naar Relatiebeheer - Offertes en klik op het groene plusje.
Algemene gegevens
Relatie: de relatie waarvoor je een offerte wil aanmaken.
Referentie: de eigen referentie die je aan een bestelling wil geven. Deze referentie wordt getoond op het document van de offerte.
Datum: de datum van de offerte wordt automatisch ingevuld op de huidige dag. Deze kan je aanpassen indien nodig.
Vervaldatum: de datum tot wanneer deze offerte geldig is.
Prijsklasse: hiermee kies je welke prijzen aangerekend moeten worden in de offerte.
Bestelde producten
Product: het product moet een actieve status hebben en aangeduid zijn als "Kan verkocht worden" om zichtbaar te zijn in deze lijst.
Aantal: het aantal, uitgedrukt in de eenheid van het product (stuks, liter, kilogram, ...).
Prijs: de prijs per eenheid, exclusief btw.
💡 Deze prijs wordt automatisch opgehaald indien er een verkoopprijs bestaat voor de combinatie prijsklasse, datum en product.
💡 Door op het slotje te klikken (zichtbaar wanneer je met de muis over het vak prijs staat), kan de prijs handmatig overschreven worden. Het slotje wordt in dat geval oranje.
Korting: de absolute of procentuele korting die je optioneel kan toekennen.
💡 Om te wisselen tussen absolute of procentuele korting dien je volgende te doorlopen:
1. Slotje bij prijs op oranje te klikken -> deze komt zichtbaar wanneer je met je muis over het prijsvak gaat.
2. Dan klik je in het korting veld waar het schuificoon zichtbaar wordt om het type korting aan te passen.
Statiegeld: het leeggoed bedrag wordt automatisch opgehaald na de selectie van een product.
Accijns: het accijnsbedrag wordt automatisch opgehaald na de selectie van een product.
Diversen
Omschrijving: een duidelijke omschrijving van wat in de offerte moet opgenomen worden. Deze omschrijving komt ook op de offerte te staan.
Aantal: het aantal keer dat de diverse lijn wordt aangerekend. In de omschrijving kan je eventueel benoemen in welke eenheid gerekend wordt.
Prijs: de prijs per eenheid, exclusief btw.
Korting: de absolute of procentuele korting die je optioneel kan toekennen.
💡 Om te wisselen tussen absolute of procentuele korting, klik je eerst in het kortingveld waarop een schuif-icoon te voorschijn komt. Door deze te verslepen kan je wisselen tussen absolute en procentuele korting.
Btw-tarief: het standaard btw-tarief is steeds 21 %. Voor bepaalde goederen en diensten is een uitzondering van toepassing.
Opmerkingen
Opmerking: een optionele opmerking die op de offerte getoond moet worden.
Kortingen
Commerciële korting: een procentuele korting die wordt toegepast op de volledige maatstaf van heffing van deze offerte. Deze korting blijft steeds geldig.
Financiële korting: een procentuele korting die wordt toegepast op de volledige maatstaf van heffing van deze bestelling.
💡 Deze korting, ook wel korting contant genoemd, blijft enkel geldig indien de relatie betaalt binnen de opgegeven betaaltermijn.
Termijn financiële korting: het aantal dagen waarbinnen de financiële korting geldig is.
💡 Zoals wettelijk vastgelegd wordt het btw-bedrag in het geval van financiële korting steeds berekend op de maatstaf van heffing inclusief deze korting, ook al werd de betaaltermijn voor de korting overschreden.
Totalen
Groene kader: hier zie je het totaalbedrag dat voor deze bestelling te betalen is.
⚠️ Vergeet niet om de offerte op te slaan 😉
Je zal die hierna in je overzicht onder 'Offertes' terugvinden.
Overzicht offertes
1. Offerte voorleggen: dit doe je na het bespreken of verzenden van de offerte. Je zal zien dat je offerte nu wordt verplaatst naar de rubriek 'voorgelegd'.
2. Dupliceren: Kan je gebruiken om een nieuwe offerte te maken waarin slechts enkele aanpassingen moet gebeuren. Zo hoef je deze niet volledig opnieuw in te geven.
3. Verzend offerte: kan pas vanaf de rubriek 'voorgelegd'; hierbij ga je jouw offerte per mail vanuit Douano versturen.
4. Je kan de offerte downloaden om bijvoorbeeld af te drukken.
Offerte opvolgen
Concept
Na het opmaken en opslaan van de offerte bevindt die zich in de status concept. Van hieruit kan je de offerte aan de klant voorleggen door op het bevestig icoon te klikken.
De offerte bevindt zich nu in de status voorgelegd.
Voorgelegd
Je kunt de offerte nu downloaden als pdf en/of verzenden naar de klant via het oranje verzendicoon.
💡 Om een offerte vanuit Douano te verzenden, moet het e-mailsjabloon voor offertes ingesteld zijn. Raadpleeg deze 👉 gids om het e-mailsjabloon in te stellen.
Goedgekeurd
Als de klant de offerte goedkeurt, kan je deze via het bevestig icoon doorzetten tot een verkoopbestelling. De offerte krijgt dan de status 'Goedgekeurd'.
💡 Er kan enkel maar een bestelling aangemaakt worden als er een koppeling is tussen de relatie en een bedrijf in Douano. Als de relatie nog niet gekend is als een bedrijf/klant in Douano, kan je deze 👉 gids volgen om voor deze relatie een bedrijf aan te maken.
💡 De bestelling kan je vervolgens, afhankelijk van je rechten, verder opvolgen onder Relatiebeheer - Bestellingen of Verkoop - Bestellingen.
Afgekeurd
Als de klant de offerte afkeurt, kan je de offerte stopzetten via het stop icoon. De offerte krijgt dan de status afgekeurd.